筹备阶段的礼仪核心是 “周全考虑”，需提前规避潜在问题，为现场顺利进行奠定基础。

嘉宾邀约礼仪

邀约方式需匹配嘉宾身份：对重要人物（如行业、政府代表）优先采用书面邀请函，附上手写署名；普通嘉宾可结合电子邀请函，但需提前 3-5 天发送，避免临时通知。

信息传递要清晰完整：邀请函需明确时间（到分钟）、地点（附导航链接或示意图）、着装建议（如 “商务正装”“休闲得体”）、流程亮点及联络人电话，便于嘉宾提前安排。

回应机制需及时：收到嘉宾确认后，24 小时内回复感谢信息；若嘉宾无法出席，应表达理解并邀请后续互动，避免让对方感到被冷落。

场地与流程设计礼仪

场地布置需兼顾 “功能性” 与 “尊重感”：嘉宾席位按身份排序（如主宾席居中，重要嘉宾坐主位右侧），桌签采用清晰的宋体或楷体，避免艺术字导致辨认困难；通道宽度需满足两人并行，预留无障碍通道，体现对特殊群体的关怀。

流程节奏要 “张弛有度”：避免环节过于密集（建议单个环节不超过 15 分钟），预留 10-15 分钟的嘉宾休息时间；关键环节（如致辞、剪彩）需提前与参与者沟通流程，告知注意事项（如麦克风使用、站位角度），减少现场失误。