1. 根据人员和会议的预算，确定车辆的类型、数量及价格
2. 把来宾的名单、人数及用车要求发给车队，这样有便于提前安排车的数量。
3. 安排专人负责与车队对接。特别是时间和车辆的型号。
4. 制作专用车证，写有会议的时间和地点，方便来宾查找车辆。也方便会议统一管理。
5. 每次发车要注意有驾驶员、会议主办方和承办方的签字确认。
6. 如出现航班延误，或者临时变动，要提前和车队的调度取得联系，好及时进行调整。
7. 提前与驾驶员或者跟车的随行人员沟通好，迎接来宾，帮助来宾取放行李，检车是否有物品遗失。‘
8. 所安排车辆需提前进行等候，避免出现来宾等候车辆的情形。这样也有利于人员的统一安排。
9. 接送客人除考虑航班及火车的班车等，还要考虑到交通的路况和天气因素，保证时间充裕。避免延误。
10. 车内要打算干净整洁，没有杂味;空调使用正常;提前进行车辆的包养及安全检查，确保出车的安全。
11. 要有可以机动的车辆，作为临时调动使用。
12. 每日用车后，要进行记录，以便会议结束后进行结算。