会中安排
设立签到处：参会人员统一签到，领取房卡，发放资料袋，说明注意事项（比如手机、着装），咨询返程时间及交通路线，统计并通知安排；
餐饮问题：选择对应的主管交流、座谈，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在哪里？
注意事项：
1、空调的温度问题（作为主导会议方必须全程关注，温度是否过高、过低），会场的空调在冬天合适，是否在夏季可以？（如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效），这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！
2、灯光音响效果：
3、冲水：冲水不能冲着对方，要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。
（1）整个会议的过程中要保证有饮用水；
（2）要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲；
（3）对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。
4、会议中途休息：放音乐
（1）播放时要注意选择歌曲，要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲，避免流行歌曲、摇滚等不适合场景的歌曲；
（2）声音一定不能太吵，因为开会大脑都容易类，在下一节会议时会产生疲劳感；
（3）在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知，这时主持人要上台组织大家入座。
5、确保条幅、话筒、投影仪、电脑、桌签、咖啡杯、茶水等正常。
6、确定会议记录人员、话筒接递员、会议摄像者等；