文件如果要办理使馆认证，必须要先进行公证（notarization）并且（或者）进行加签（Apostille）才能送去对应的大使馆或者领馆进行认证。一般来说，文件接受国如果不是海牙公约成员国，才需要进行使馆认证。
只有大使馆和领馆才能提供认证(Legalization)服务。文件用于哪一个国家，就做哪一国的使馆认证。例如美国文件用于中国，因为中国不是海牙成员国，所以文件不能办理中国的海牙认证。所以要把文件送往中国驻美国领馆进行使馆认证。在做中国驻美国使馆认证之前，需要先把文件送往美国州政府进行地方加签（非海牙认证）。