数字化会议系统一般由中央控制设备、发言设备、资料分配显示设备和应用软件组成。
中央控制设备（会议主机）
中央控制设备（Center Control Unit）是会议系统的核心。它可以独立操作，实现自动会议控制，也可以由工作人员通过电脑控制，实现更复杂的管理。
（1）全自动的会议管理不需要工作人员操作，能自动管理会议的进程。功能包括：话筒管理，会议讨论，电子表决，控制多个高品质的数字音频通道、数据通道和通讯通道。这些功能可以保证在无人监管的条件下对会议进行有效的控制；
（2）工作人员通过电脑控制的会议管理，不但具备全自动的会议管理的所有功能，而且可以由工作人员通过电脑实施控制。功能包括：先进的会议讨论和话筒管理。
发言设备
固定发言席包括主席机和代表机。话筒有很强的方向性，因此即使在很嘈杂的环境也有很好的表现。话筒有一个红色的指示环，当打开话筒时指示环亮起来。为了防止声反啸叫，当打开话筒后，扬声器停止发声。