电话会议系统需要与企业的PBX连接，如果没有企业内部程控交换机则可以将中继线直接接在会议系统主机上，中继线可以是普通模拟中继，也可以是E1接口（如中国一号信令、30B+D等）。在与会议系统主机的同一网段上可以配置多个会议客户端系统，通过客户端系统用户可以随时观察和监视会议系统的使用情况，并且可以建立常用用户的用户资料，也可以对常用用户进行分组，这样要呼叫某些用户开会时只需呼叫组用户即可。
1、主动呼入系统参加会议
参加会议各方可以通过电话主动呼入到会议系统，通过IVR语音引导选择进入会议；
2、身份验证
参加会议各方可以呼入到会议系统后系统可以要求主叫方输入用户代码和密码，只有通过验证才能进入会议室；
3、通过客户端系统主动呼叫其他人参加会议
会议组织方可以通过客户端系统在电脑上或者手机上进行操作，呼叫其他参加会议的各方电话，呼通后被叫方自动进入会议室；
4、通过电话按键呼叫其他参加会议的各方电话
如果会议组织方身边没有电脑，可以先主动呼入到会议系统，进入会议室后通过电话按键呼叫其他参加会议的各方电话参加会议；
5、会议室管理功能
系统管理员可以对每个会议室进行管理，例如可以设定某个会议室的使用时间，只有在设定的时间段内才能使用该会议室，也可以给某个会议室设定密码，要进入该会议室必须输入密码才能进入；
6、会议录音功能
会议组织方可以随时通过电话按键或者客户端系统启动对正在进行的实时录音，录音内容存放以语音文件的形式存放，随时可以查询回放；
7、会议室加/解锁功能
会议组织方可以随时通过电话按键或者客户端系统对会议室加/解锁，加锁后其他呼入的电话不能进入该会议室；
8、系统可以为会议者提供密室功能
正在开会的某些人可以建立秘密会谈室，进入密室的与会者的谈话内容只限与密室内的人可以听见，也不会影响原来会议的正常进行。